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領収書がもらえない場合に経費を証明する方法【フリーランス向け】

フリーランス・個人事業主として働く場合、本業に注力することはもちろんですが、経理業務も重要な仕事のひとつです。

1年間の事業の結果は年度ごとに決算として取りまとめ、確定申告により税金を納付することで終了します。

確定申告で税額を計算する際、1年間の売上から経費を差し引いて所得を計算しますが、この経費を証明する重要な書類が「領収書」です。

しかし、経費の中には領収書がもらえないものもあります。

領収書がもらえないと経費として認められないのではないか、と思われがちですが、領収書がなくても経費として証明する方法があります。

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領収書がもらえない場合

領収書がもらえないケースとしては、次のような状況があります。

  • ご祝儀やご香典
  • 交通費
  • 請求書しかもらえない場合
  • オークションで購入した場合

領収書がないときに経費を証明する方法

領収書がもらえない場合

1.ご祝儀やご香典

フリーランスとして事業を行っていると、取引先の関係で結婚式やお葬式に出席することがあります。

その際のご祝儀やご香典には、一般的に領収書という概念はなく、支出を証明するものを受け取ることはできません。

ご祝儀やご香典を渡したときにそれを経費として証明するためには、市販されている「出金伝票」を用います。

出金伝票に、渡した相手の氏名・日付・金額を記入するとともに、証拠書類として招待状や案内状などを一緒に保管しておきます。

なお、当然ですが、経費として認められるのはあくまで事業と関係のある場合です。単なる知人の結婚式に出席したような場合には経費として認められませんので、プライベートなものか事業に関係のあるものか曖昧な場合は、きちんと相手方との関係を記録に残しておくのがよいでしょう。

2.交通費

遠距離の新幹線や飛行機などでの移動では領収書をもらうことが多いですが、公共交通機関を使った近距離の電車・バス移動では領収書がもらえないケースがあります。

また、領収書をもらえるとしても、いちいち短時間の移動のたびに領収書をもらうことは現実的ではありません。

このようなケースでは、「交通費精算書」のような書類を作成します。

交通費精算書には、日時・金額・区間(行先や利用経路など)・目的を記入しておきます。

なお、移動にあたってはSuicaやPASMOなどの交通系電子マネーを利用することも増えていますが、これらのカードへチャージした際の領収書は、それ単独では経費を証明するものとしては少し弱いため、チャージした金額が事業のための経費である(プライベートな買い物などの支出が入っていない)ことを証明するために、利用履歴などで内容を明らかにしておく必要があります。

3.請求書しかもらえない場合

商品を仕入れた際など、請求書が送られてくるだけで、領収書が送られてこないことがあります。

このようなケースでも、経費として認められるためには、銀行振込の通帳の記録や利用明細、クレジットカード決済の明細を保管しておけば問題ありません。

自分の事業に直接関係のある支出であることが明らかであれば、必ずしも領収書という名前の書類が必要というわけではなく、支出の事実・理由・金額が証明できればよいということです。

4.オークションで購入した場合

ネットオークションで商品を仕入れる場合、出品者から領収書がもらえないことも多くあります。

ビジネスとして仕入れを行った場合は、出品者に領収書の発行を依頼するのがよいですが、出品者が個人的に使っていた所有物を出品しているケースなどでは、領収書の発行に応じてもらうことが難しくなります。

そのような場合には、落札した際の画面のコピーや銀行振込の明細、商品が送られてきた際の伝票・封筒などを保管しておきましょう。

まとめ

フリーランスの経費

領収書がもらえない場合に経費として認められるためには、その支出が事業に関係のあるもので、実際にその金額を支出したことを別の方法で証明する必要があります。

また、フリーランスとして働く際は、プライベートな支出と事業の経費の区分があいまいになりがちですが、プライベートなものを経費として計上することは厳禁です。

正しく確定申告を行うために、領収書がもらえない場合の対処方法を理解しておきましょう。

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