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【個人事業主向け】交通費精算書の書き方【領収書がない場合】

交通費は、個人事業主としてビジネスを行う上で、ほとんどの人が発生する経費です。

経費は、一般的に、領収書などの支出を証明する書類をもとに計上します。

そして、それらの書類は、確定申告が終わった後も保管しておかなければなりません。

しかし、日常的に発生する交通費について、そのすべての領収書を入手することは、現実的ではありません。

特に、短い距離を移動した際の電車・バス代などがその典型例です。

電車やバスに乗るたびに切符を購入して領収書をもらうのは手間がかかりすぎますし、何より時間が無駄になってしまいます。

領収書の入手が難しい場合に、交通費を経費として正確に計上するために作成するのが「交通費精算書」です。

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交通費精算書の書き方

東京駅

事業を行う上でかかった交通費について、きちんと経費であることを証明できるように、交通費精算書を作成する際はいくつかのポイントを押さえる必要があります。

交通費精算書の記載内容

まず、交通費精算書の記載内容です。

交通費精算書には、主に、次のような情報を記録することがポイントです。

  • 日付(交通機関を利用した日)
  • 交通機関(電車、バス、など)
  • 区間(どこからどこまで移動したか)
  • 目的(どのような目的で交通機関を利用したか)
  • 金額(実際にかかった運賃)

上記の項目のうち、日付、交通機関、区間、金額については迷うところがないと思います。

書き方に迷うところがあるとすると、目的の記載方法です。

交通費精算書の「目的」の記載方法

目的に何を書くかについて、必ずこうしなければならないという決まりはありませんので、様々な記載方法が考えられますが、基本的には、訪問先用件を記載するようにします。

具体例としては、例えば次のようなものが考えられます。

もちろん、すべて自分の事業に関係するものであることが前提です。

  • A社との新規事業打ち合わせ
  • 取引先B社主催の会議出席
  • 得意先C商店への商品の納品
  • 業務委託先D社でのサービス提供
  • E社への自社サービスの営業

交通費精算書の記載対象となる「交通機関」

交通費精算書は、領収書がなくても経費を証明することができる、便利な書類です。

一方、だからと言って、すべての交通費を交通費精算書で済ますことは望ましくありません。

あくまで、領収書がもらえない(または、もらえたとしても非常に手間がかかる)場合に、その代替として作成するもの、という位置づけです。

そのため、交通費精算書に記載する対象の交通機関は、一般的に、近距離の電車やバスが対象となります。

交通費には、電車やバス以外にも、航空券代やタクシー代、宿泊費などもありますが、これらは通常、電車やバスよりも高額になりますので、より明確に支出の証拠を残すという意味で、領収書を発行してもらうほうがよいでしょう。

Excelで交通費精算書を作成する方法

交通費精算書は、Excelで表を作ってまとめておくと便利です。

Excelで作成する交通費精算書の書式

Excelで交通費精算書を作成する際、以下のようなイメージで作成すると必要な情報がまとまり、管理しやすくなります。

【交通費精算書:イメージ】

No. 日付 交通機関 出発地 到着地 片/往 目的 金額
1 (例)
1月20日
電車 東京駅 横浜駅 取引先F社との打ち合わせ 473円
2
3

Excel上で、かかった交通費の合計を月ごとに集計できるようにしておけば、毎月の交通費の推移が一目でわかり、経費の管理もしやすくなります。

会計ソフトへの仕訳の入力方法

会計ソフトへ入力する際には、1件ごとに仕訳をしなければならない決まりはありません。

交通費精算書を用いて日々の経費を記録しておくことにより、会計ソフトへの入力は、例えば、月ごとの合計額を1回の仕訳で行うようにすることもできます。

その場合、仕訳をする際に、摘要には詳細な内容は記載せず、「○月分旅費交通費(交通費精算書参照)」などと記載しておきます。

そして、作成した交通費精算書は、プリントアウトして、ほかの領収書などと一緒に保管しておきましょう。

毎回の交通費を1件ごとに仕訳する必要がなくなるため、効率的です。

まとめ

電車やバスに乗った際の交通費は、1件あたりの金額が小さいため、管理がおろそかになりがちで、経費の計上も漏れてしまう可能性があります。

また、領収書がないと経費の計上が一切認められない、と思われている場合も多いですが、「交通費精算書」のように、領収書がなくても問題なく経費を証明する方法があります。

事業の損益を正しく把握するためにも、交通費精算書を作成し、正しい経費を計上することが重要です。

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